Cette documentation détaille ce que l’utilisateur doit savoir à propos du logiciel Dixisoft, ce qu’il doit faire pour garantir le bon fonctionnement du logiciel et le maintien de la conformité des règles fixées par l'administration fiscale.

 

1/ Présentation

 

Dixisoft est un logiciel d’encaissement et de gestion destiné à tous commerçants proposant de la prestation et/ou de la vente de produit.

 

Il est composé de 3 modules principaux :

 

• Caisse
• Stock / Commande / Inventaire
• Planning

 

C’est un logiciel dit de gestion, car Dixisoft permet d’analyser l’activité sur la base des encaissements réalisés et des informations clients collectées (civilité, date de naissance, profession, …), au travers des modules statistique, manager et marketing.

• Les statistiques permettent d’analyser l’activité (CA par prestataires, par prestation ou par produit, évolution par année, meilleurs clients, palmarès…).
• Le module « manager » permet de visualiser les produits constatés d’avance : état des bons cadeaux, état des abonnements, état des contrats. Mais aussi les facilités de paiements accordées : Valeurs des crédits, valeur des paiements échelonnés. On y retrouve aussi les informations de fidélité client.
• Le module marketing permet de faire des recherches ciblées pour envoyer des campagnes SMS ou mail (retrouver les clients qui ne sont pas venus depuis 2 mois, tous les clients qui ont atteint 5.000 points fidélité, les clients qui ont dépensé plus de 500€ l’an passé, …). Il est aussi possible d’exporter la recherche.

 

2/ Accompagnement

 

Pour accompagner les utilisateurs dans leur apprentissage du logiciel, la documentation a totalement été refaite en 2017 et mise en ligne.

Elle est accessible à l’adresse : https://aide.dixisoft.com/hc/fr Ou en cliquant sur le pictogramme  présent sur la page d’accueil du logiciel.

Ce format a été retenu pour la simplicité des mises à jour des documentations et la mise à disposition rapide auprès de la clientèle.

Pour vos autres demandes, un service de hotline est disponible au 0 970 407 704

Du lundi au vendredi,

De 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00

 

3/ Maintien de la conformité

Dixisoft étant certifié NF525, de nouvelles exigences sont à implémenter tous les ans. La société est soumise à un audit de contrôle, certifiant de la bonne mise en application des nouvelles exigences.

Une fois la version présentée validée, Dixisoft est chargé de la déployer et s’organise pour mettre à jour les licences de ses clients afin de garantir la conformité de leurs encaissements.

Une version est donc valable au maximum une année (soit une mise à jour obligatoire par an).

 

Le client Dixisoft a des obligations :

 

Caisse

Pour le maintien de la conformité il incombe au client de saisir tous les encaissements dans le logiciel.

En cas de changement de caissier en cours de journée, un arrêté de caisse est obligatoire.

 

Stocks

Pour une gestion optimale des stocks, il est impératif d’enregistrer les commandes (produits ventes et cabines).

Les produits ventes sont décomptés à chaque encaissement mais pas les produits cabines pour lesquels il faudra faire une sortie de stock.

Il est essentiel de saisir les inventaires et de faire les bascules de stocks (il est recommandé d’en faire au minimum un par an).

 

NB : La référence fournisseur sur un produit est obligatoire et doit être renseignée dans la fiche produit.

 

Salarié

L’arrivée d’un nouveau salarié doit faire l’objet d’un enregistrement. Un code opérateur doit lui être affecté.

La formation devra se faire sur le mode école du logiciel, un mode sécurisé qui permet de s’entraîner sans impacter la comptabilité.

 

Mise à jour

Dixisoft a le devoir de proposer les mises à jour évolutives (NF525) au client et ce dernier à l’obligation de les accepter. Pour ce faire, les redevances de maintenance doivent être à jour. Dans le cas contraire les mises à jour sont facturables.

 

 

4/ Profil des utilisateurs

Les utilisateurs finaux sont des gérants de fonds de commerce (Institut de beauté, salon de coiffure, SPA, fleuriste, magasin, artisan).

 

5/ Environnement matériel

Nos pré-requis minimum sont :

• Windows 10,
• Processeur Intel i5,
• 8 GO de RAM
• Disque dur SSD

 

Périphériques

En cas de remplacement d’un périphérique (imprimante par exemple) il faudra le configurer dans Dixisoft pour qu’il soit reconnu (par exemple l’imprimante A4).

 

L’impression d’un ticket de caisse est obligatoire dès lors que le montant du ticket est égal ou supérieur à 25€. Cela rend l’imprimante de caisse indispensable.

Nous ne recommandons qu’un seul modèle, pour sa robustesse et son adéquation :

La Citizen CTS 310-II

 

 

Entretien

Dixisoft étant un logiciel installé sur un ordinateur il est impératif que ce dernier soit entretenu. C’est-à-dire qu’il soit équipé :

• D’un système d’exploitation encore maintenu par Microsoft (Windows 8 minimum),
• D’un antivirus à jour et actif,
• D’un anti malware à jour et actif.

Des scans doivent être lancés régulièrement.

 

Disque dur

Un changement de disque dur entraine une réinstallation du logiciel (prestation payante).

La clé de débridage du logiciel étant unique en fonction du disque dur, le service technique devra générer une nouvelle clé. Cette action ne peut être réalisée par le client car il s’agit d’un des moyens mis en œuvre pour éviter la réplication pirate du logiciel.

 

 

6/ Sécurisation des données

Sauvegarde

Deux types de sauvegardes sont disponibles dans Dixisoft :

• Sauvegarde locale

Si les sauvegardes sont faites localement, nous conseillons de procéder à une sauvegarde sur un support externe (clef USB, disque dur externe ou NAS) tous les jours, ce choix se fait à l’aide d’une liste déroulante.

 

Une sauvegarde lancée manuellement sur le logiciel s'enregistrera dans l'espace C:\DIXIBEAUTESAUVE

La sauvegarde locale est provoquée par l’utilisateur, en se rendant dans :

SAUVEGARDE > Sauvegarde Simple

 

• Sauvegarde en ligne

Si le client a souscrit à l’option sauvegarde en ligne, il lui appartient de déclencher manuellement cette sauvegarde ou de demander une automatisation de la tâche au service technique.

 

La sauvegarde en ligne peut être provoquée ou être planifiée (par exemple toutes les 24 heures) à l’aide d’une tâche Windows. Lorsqu’elle est planifiée, le poste de travail doit être allumé et la connexion internet disponible.

Elle est envoyée sur un serveur distant (appartenant à Dixisoft). Il s’agit du meilleur moyen de sécurisation des données.

 

Dans tous les cas, l’utilisateur est responsable de ses sauvegardes.

 

Qu’elle soit locale ou externe, elle s’enregistre sous forme de deux fichiers de type .dmp (un pour les données et le second pour le journal des évènements techniques).

Ce format spécifique Oracle permet de sauvegarder les données de la base ainsi que les procédures, vues, dans un seul fichier compressé.

Ce fichier est lisible uniquement par Oracle et peut-être importé à l'aide de la commande IMP et exporté à l'aide de la commande EXP.

 

NB : Cette sauvegarde n’est pas exploitable sans logiciel.

 

Lorsqu’une archive fiscale est générée, un message d’avertissement prévient le client et lui propose de l’enregistrer sur un autre support. Il appartient au client de dupliquer cette sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur externe, NAS).

 

Une restitution permet de réimplanter les données venant d'un fichier .DMP dans la base de données.

La restitution est lancée en rentrant dans le menu "MANAGER" puis "RESTITUTION" et "RESTITUTION SIMPLE".

Une restitution d'une sauvegarde en ligne stockée sur notre serveur est également possible à l'aide du bouton "RESTITUTION EN LIGNE"

Cette commande correspond à l'utilisation de la commande Oracle IMP.

 

Gestion des droits d’accès

Il incombe au gérant d’accorder ou pas l’accès des différents modules du logiciel (clef verte et clef rouge) à ses salariés.

Ces accès sont paramétrables à l’aide du code opérateur ou d’un code secret (3 catégories : patron, gérant et employé).

 

Purge des données

Il est possible de purger les données d’encaissement de plus de 6 ans. Cette action est possible dans :  

UTILITAIRE > PURGER LA CAISSE

 

7/ Accès aux données

L’accès aux données se fait par l’interface logicielle.

Les sauvegardes sont enregistrées dans :

C:\DIXIBEAUTESAUVE

 

Les exportations du type : fichier client, prestation, produit, sont enregistrés par défaut dans :

C:\DIXIBEAUTEEXPO

 

Les documents exportés (statistiques, fin de mois, …), sont enregistrés dans le dossier choisi par l’utilisateur.

Par défaut le format est Crystal report, quand l’export est réalisé, il est possible de choisir un autre format (pdf, xls).

 

Il est possible de forcer l’affichage de l’export au format pdf dans les paramètres logiciel.

 

8/ Utilisation par un tiers

Le contrat stipule au paraphe III, à l’alinéa « Responsabilité du client » :

« Le Client devra superviser, contrôler et manager l’utilisation du Logiciel. En outre, le Client devra mettre en œuvre des procédures pour la protection de l’information et la sauvegarde en cas d’erreur ou de dysfonctionnement du Logiciel ou de l’Equipement. »

 

Certains clients nous demandent un accès pour une tierce personne (leur comptable par exemple). Dans ce cas l’accès au menu « Utilitaire » est protégé par un code (clef rouge) afin que cette personne ne puisse provoquer une action qui ne serait pas en conformité avec la NF525 (un RAZ de la caisse par exemple).

 

Si le client Dixisoft dévoile à cette tierce personne le code secret il engage sa responsabilité en cas de manipulation non autorisée et ne pourra en aucun cas reporter la faute sur l’éditeur, celui-ci ayant expressément indiqué les risques encourus.

 

Par ailleurs, la manipulation de restauration sera facturée car cette action sort du champ d’application du contrat de maintenance.

 

9/ Législation

Informations établissement

Un déménagement, un changement de forme juridique, une augmentation du capital social ou tout autre action entrainant la modification des informations établissement obligatoires, impose de modifier ces informations dans :

Paramètres > Infos établissement

 

 

TVA

En cas de changement de législation de la TVA, il incombe au client de modifier le taux dans :

Paramètres > TVA > Créer

NB : il est interdit de modifier ou de supprimer un taux de TVA.

Il faudra ensuite repasser sur toutes les prestations, les produits, les bons cadeaux, les abonnements, etc… afin de charger le code pour que la bonne TVA s’applique.

 

 

Devise

En cas de changement de devise (exemple passage du Franc à l’euro), il faudra créer la nouvelle devise dans :

Paramètres > Devises > Créer